Si votre stratégie consiste à jeter tous les reçus dans un tiroir et à paniquer en avril, vous n’êtes pas seul — et vous risquez aussi de ne pas demander certaines dépenses ou certains crédits admissibles. Des dossiers désorganisés peuvent entraîner des déductions oubliées, de la TPS/TVH non réclamée et une course stressante si l’ARC pose des questions.
Voici un système qui exige quelques minutes par semaine et garde vos dossiers organisés pour un examen ultérieur.
1. Comprendre ce que l’ARC demande réellement
L’Agence du revenu du Canada n’exige pas une application ou un format précis : elle demande des dossiers complets, lisibles et appuyés par des documents. En pratique, pour chaque dépense professionnelle, vous devriez pouvoir montrer :
- la date de l’achat;
- le commerçant ou fournisseur;
- le montant, avec les taxes — TPS/TVH/TVP — indiquées séparément lorsqu’il y a lieu;
- une explication raisonnable du motif d’affaires.
Vous devez généralement conserver ces dossiers pendant six ans à compter de la fin de l’année d’imposition à laquelle ils se rapportent, mais des exceptions importantes peuvent exiger une période plus longue. Un reçu thermique peut perdre des détails utiles, d’où l’importance de saisir tôt une copie numérique nette.
2. Séparer le professionnel du personnel au moment de l’achat
Le plus grand gain de temps consiste à décider « professionnel ou personnel? » pendant que le reçu est frais, plutôt que onze mois plus tard. Attribuez immédiatement à chaque reçu professionnel :
- une catégorie — fournitures de bureau, repas, logiciels, carburant, etc.;
- l’entreprise concernée, si vous en exploitez plus d’une.
C’est là que la numérisation l’emporte sur la boîte à chaussures. Avec PKTD, la reconnaissance optique de caractères du cadre Vision lit le texte du reçu sur l’appareil. Avec votre consentement, l’IA infonuagique facultative suggère des champs structurés à vérifier; vous confirmez ou modifiez le fournisseur, le total, la TPS/TVH et la catégorie avant de vous y fier.
3. Saisir la TPS/TVH pour pouvoir demander les crédits admissibles
Si vous êtes inscrit à la TPS/TVH, les taxes payées sur des achats professionnels admissibles peuvent parfois être récupérées sous forme de crédit de taxe sur les intrants (CTI). Vous ne pouvez demander que ce que vous pouvez appuyer; consultez les renseignements à saisir sur un reçu de TPS/TVH. PKTD peut suggérer un champ de taxe au moyen de l’IA facultative pour votre vérification; l’application ne détermine pas l’admissibilité au CTI.
4. Ne pas oublier le kilométrage et les coûts de véhicule
Si vous conduisez pour le travail, les dépenses de véhicule sont généralement déductibles selon la part d’utilisation professionnelle, et l’ARC s’attend à un registre des déplacements pour appuyer ce pourcentage. Consignez la date, la destination, le motif et la distance des déplacements professionnels. Notre guide de l’ARC sur la déduction du kilométrage explique les règles du registre et pourquoi l’allocation prescrite par kilomètre sert habituellement de référence pour les remboursements d’employeur plutôt que pour la méthode de déduction d’un travailleur autonome.
5. Faire de la fin d’année une exportation plutôt qu’un projet
Le but de l’organisation au fur et à mesure est de simplifier la production de la déclaration. Lorsque tout est déjà catégorisé, votre comptable et vous avez surtout besoin d’un résumé clair :
- un fichier CSV de lignes de dépenses structurées pour la tenue de livres;
- un rapport PDF destiné à un examen humain.
PKTD exporte des rapports PDF et CSV pour examen. Les exportations standard sont en CSV ou en PDF et n’incluent pas automatiquement des fichiers d’images sources distincts; utilisez l’exportation d’images ou de documents fiscaux lorsque des images disponibles séparées sont nécessaires.
L’habitude hebdomadaire de 5 minutes
- Numérisez les reçus de la semaine ou partagez des images ou PDF pris en charge vers PKTD depuis une autre application.
- Confirmez la catégorie des éléments pour lesquels l’application était incertaine.
- Consignez les déplacements professionnels.
C’est tout. Répétez cette routine chaque semaine et la période des impôts devient beaucoup plus simple à préparer.
Cet article fournit des renseignements généraux et non des conseils fiscaux. Les règles changent et chaque situation est différente — confirmez les détails auprès de l’ARC ou d’une personne qualifiée. Consultez notre avis de non-responsabilité.