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Reçus de TPS/TVH : quoi saisir comme travailleur autonome

 ·   ·  Mis à jour  ·  6 min de lecture

Si vous êtes un travailleur autonome du Canada inscrit à la TPS/TVH, le suivi des reçus devient un peu plus précis. Vous conservez une pièce justificative et les détails fiscaux dont votre comptable pourrait avoir besoin plus tard; cette pièce n’établit pas à elle seule le droit à un CTI.

Le but est simple : chaque reçu professionnel devrait être facile à lire, à catégoriser et à expliquer si l’ARC ou la personne responsable de votre tenue de livres demande pourquoi il fait partie de vos dossiers.

Ce que comprend un dossier de reçu utile pour la TPS/TVH

Les six éléments ci-dessous forment une liste d’organisation, et non le critère prescrit pour un CTI; les exigences documentaires varient selon le montant et les circonstances :

  • Qui était le fournisseur? Saisissez clairement le nom du commerçant ou du fournisseur.
  • Quand l’achat a-t-il eu lieu? Gardez la date de l’opération visible.
  • Qu’avez-vous acheté? Assurez-vous que la liste des articles ou la description du service est lisible.
  • Quel était le motif d’affaires? Ajoutez une courte note lorsque la raison n’est pas évidente.
  • Quel montant de taxes a été facturé? Conservez la ligne de TPS/TVH ou le total des taxes lorsqu’il figure sur le reçu.
  • Comment l’achat a-t-il été catégorisé? Classez-le dans une catégorie de dépense utile pendant que le contexte est frais.

Ce dernier point compte. Un reçu de papier d’imprimante est évident. Celui d’un café peut correspondre à une collation personnelle, à une rencontre avec un client ou à un repas pendant un déplacement. L’image seule pourrait ne pas raconter toute l’histoire plusieurs mois plus tard.

Conseil : si un reçu peut être interprété de plusieurs façons, ajoutez immédiatement une note. Une explication de cinq mots aujourd’hui vaut mieux qu’une supposition pendant la période des impôts.

Saisir la ligne de taxes avant que le reçu pâlisse

Les détails de TPS/TVH figurent souvent en petits caractères au bas du reçu. Sur du papier thermique, c’est précisément la partie qui risque le plus de pâlir, de se brouiller ou de s’enrouler avant la fin de l’année.

Lorsque vous numérisez le reçu, vérifiez que l’image montre clairement :

  • le sous-total;
  • la TPS/TVH ou la ligne de taxes si elle est indiquée séparément;
  • le total final;
  • les coordonnées du commerçant imprimées sur le reçu.

Si le reçu n’indique pas les taxes séparément, ne les inventez pas. Conservez le document dont vous disposez, ajoutez tout contexte pertinent et confirmez le bon traitement auprès de votre comptable ou selon les directives actuelles de l’ARC.

Séparer les achats professionnels admissibles du reste

Un processus clair de TPS/TVH ne consiste pas seulement à numériser tous les reçus. Il faut aussi séparer les dossiers professionnels des dépenses personnelles.

Pour chaque reçu, demandez-vous :

  1. Cet achat servait-il à gagner un revenu d’entreprise?
  2. Une partie de l’achat est-elle personnelle ou à usage mixte?
  3. La catégorie aurait-elle du sens pour une personne qui vérifierait les livres plus tard?
  4. Une note explique-t-elle le motif d’affaires lorsqu’il n’est pas évident?

Les achats à usage mixte exigent plus d’attention. Par exemple, un téléphone, un véhicule, un article de bureau à domicile ou un abonnement peut ne pas être entièrement professionnel. PKTD peut vous aider à garder ensemble l’image, la catégorie, les détails de TPS/TVH et les notes, mais la demande elle-même dépend toujours de vos faits et des règles actuelles.

Pour mettre en place un système à l’année, commencez par notre guide pour organiser les reçus aux fins de l’impôt au Canada. Le présent article porte précisément sur les détails de TPS/TVH les plus faciles à perdre.

Ne pas se fier uniquement aux relevés bancaires ou de carte

Un relevé bancaire peut prouver qu’un montant a quitté votre compte. Il ne prouve habituellement pas ce que vous avez acheté, si l’achat était professionnel ni combien de TPS/TVH était comprise.

C’est pourquoi l’image du reçu compte. Le relevé, le reçu, la catégorie et la note se complètent. Lorsqu’ils concordent, vos dossiers sont beaucoup plus faciles à vérifier et à exporter.

Une habitude simple fonctionne bien :

  • numérisez le reçu dès que possible;
  • confirmez le fournisseur, la date, le total et les champs de taxes;
  • ajoutez une catégorie;
  • ajoutez une courte note pour tout élément inhabituel;
  • vérifiez chaque semaine les éléments non catégorisés.

Cette habitude est particulièrement utile aux travailleurs autonomes qui achètent tout au long de l’année de petites quantités de fournitures, de logiciels, de stationnement, de carburant, de matériel client, de services d’expédition ou d’outils. Les petits reçus sont faciles à ignorer un par un et pénibles à reconstituer en masse.

Garder ensemble kilométrage et reçus de véhicule

Si vous conduisez pour votre entreprise, les dossiers de kilométrage et les reçus de véhicule ne devraient pas vivre dans des systèmes distincts. Les reçus de carburant, de stationnement, d’entretien et d’assurance peuvent exiger le contexte de vos déplacements professionnels, tandis que le registre de kilométrage explique quand et pourquoi le véhicule a servi au travail.

Il est donc utile de garder les deux processus à proximité. PKTD comprend des dossiers de kilométrage professionnel, de sorte que les déplacements et les reçus peuvent être vérifiés dans le même système plutôt que reconstitués à partir d’une application de notes, d’une pellicule et d’une feuille de calcul.

Si les dossiers de véhicule font partie de votre routine fiscale, lisez ensuite le guide de l’ARC sur la déduction du kilométrage.

Exporter avant le début de la course

La veille de l’envoi des fichiers à votre comptable n’est pas le meilleur moment pour découvrir des détails de TPS/TVH manquants. Établissez plutôt une cadence d’exportation : mensuelle, trimestrielle ou adaptée à votre fréquence de vérification des livres.

Une exportation utile devrait permettre de voir facilement :

  • la date du reçu;
  • le fournisseur;
  • la catégorie;
  • le total;
  • la TPS/TVH saisie;
  • les notes;
  • l’image du reçu ou le rapport justificatif.

Avec PKTD, les reçus sont numérisés sur votre iPhone et l’IA facultative peut suggérer des champs de TPS/TVH à vérifier. Les exportations CSV/PDF aident à organiser les dossiers que vous choisissez de transmettre, mais ni cette liste ni une exportation ne détermine l’admissibilité à un CTI. Vous pouvez aussi télécharger PKTD dans l’App Store si vous souhaitez un système axé sur la confidentialité et conçu pour les travailleurs autonomes du Canada.

À retenir

Le suivi de la TPS/TVH sur les reçus consiste moins à accomplir une tâche complexe qu’à éviter de perdre de petits détails. Numérisez le reçu pendant qu’il est frais, conservez la ligne de taxes, ajoutez le contexte professionnel et vérifiez vos dossiers avant que la période des impôts n’en fasse un projet.

Cet article fournit des renseignements généraux et non des conseils fiscaux. Les règles de TPS/TVH et l’admissibilité dépendent de votre situation et peuvent changer — vérifiez les directives actuelles auprès de l’ARC ou d’une personne qualifiée. Consultez notre avis de non-responsabilité.

Foire aux questions

Comment traiter les achats à usage mixte, comme un téléphone ou un véhicule, aux fins de la TPS/TVH?
Accordez une attention particulière aux achats à usage mixte : un téléphone, un véhicule, un article de bureau à domicile ou un abonnement peut ne pas être entièrement professionnel. Pour chacun, demandez-vous si l’achat servait à gagner un revenu d’entreprise, si une partie était personnelle et si la catégorie et une note auraient encore du sens pour une personne qui vérifierait vos livres plus tard. Garder ensemble l’image, la catégorie, les détails de TPS/TVH et les notes est utile, mais la demande dépend de vos faits et des règles actuelles; confirmez donc le traitement auprès de votre comptable ou selon les directives actuelles de l’ARC.
Que faire si mon reçu n’indique pas la TPS/TVH séparément?
Si le reçu n’indique pas les taxes séparément, ne les inventez pas. Conservez le document dont vous disposez, ajoutez le contexte ou les notes utiles, puis confirmez le bon traitement auprès de votre comptable ou selon les directives actuelles de l’ARC. Il s’agit de renseignements généraux, et non de conseils fiscaux; les règles de TPS/TVH et l’admissibilité dépendent de votre situation et peuvent changer.
Puis-je utiliser un relevé bancaire ou de carte au lieu d’un reçu pour la TPS/TVH?
Pas à lui seul. Un relevé bancaire ou de carte peut prouver qu’un montant a quitté votre compte, mais il n’indique habituellement pas ce que vous avez acheté, si l’achat était professionnel ni combien de TPS/TVH était comprise. Gardez l’image du reçu avec le relevé, la catégorie et la note afin que les dossiers se complètent et soient beaucoup plus faciles à vérifier et à exporter.
À quelle fréquence devrais-je exporter mes reçus avant la période des impôts?
N’attendez pas la veille de l’envoi des fichiers à votre comptable. Établissez une cadence d’exportation — mensuelle, trimestrielle ou adaptée à votre fréquence de vérification des livres. Une exportation utile devrait permettre de voir facilement la date, le fournisseur, la catégorie, le total, la TPS/TVH saisie, les notes et l’image ou le rapport justificatif. Avec PKTD, des exportations CSV/PDF organisées sont disponibles aux fins d’examen par votre comptable lorsque vous en avez besoin.

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